Как выбрать управляющую компанию?

Для того, чтобы провести тендер по выбору управляющей компании эффективно, важно не только оценивать презентацию компании и ее коммерческое предложение, но и обращать внимание на нюансы, которые уже на этом этапе помогут избежать неприятных ошибок.

Наличие подробного технического задания

Тендер должен начинаться с подробного технического задания. Задача собственника – максимально описать особенности объекта и перечень работ, которые он ожидает от УК. Очевидно, что обслуживание одного здания с полностью автоматизированной системой управления или группы строений с просторной озелененной территорией, несколькими въездами и отсутствием BMS – это совершенно разные виды работ, которые несравнимы по количеству персонала и оцениваются по-разному.

Наличие подробного ТЗ на этапе тендера снижает риск возникновения дополнительных затрат в будущем, когда оказывается, что собственник и УК видят функции управления по-разному.

Степень участия тендере

Желание УК провести предварительной осмотр объекта – важный критерий для собственника. Это может показаться очевидным, тем не менее не все управляющие компании перед подачей КП приезжают на осмотр объекта, некоторые предпочитают это делать только на втором этапе тендера, когда уже сформирован шорт-лист и идет детальное обсуждение проекта. 

Личное знакомство показывает заинтересованность и профессиональное отношение к делу. Критерием оценки здесь будет все – от вопросов, которые задает управляющая компания, до внешнего вида ее представителей.

Состав участников встречи тоже может многое сказать об интересе УК к работе с собственником. В частности, представляет ли УК конкретных людей, которые будут работать на объекте?  Бывает, что компания тендер выигрывает, а потом идет на рынок труда искать сотрудников. Но ведь 90% успеха – это персонал, и персонал надежный, испытанный в деле.

Если УК представляет команду, то важно, чтобы в ее составе были как минимум главный инженер и управляющий. Тогда собственник может задавать им конкретные вопросы: как они видят здание, с чего начнут, работали ли уже на подобных объектах. Тут часто «сыпятся» очень многие, так как сразу становится понятна глубина погружения в тему и наличие опыта.

Наконец, участие руководства в процессе тендера, присутствие на презентации компании – это тоже хороший показатель заинтересованности и готовности компании оперативно проявлять гибкость.

Бывают, правда, и закрытые тендеры, когда все УК присылают свои предложения в конверте и лично нигде не присутствуют. Тогда единственным критерием выбора становится цена, но это чревато проблемами в будущем. Все-таки управление зданием – это совсем не стандартизированная услуга, которая требует обсуждения и вовлечения будущих участников процесса. 

Цена вопроса и прозрачность финансов

Конечно, все смотрят на бюджет. Но не всегда стоит выбирать самую дешевую компанию. Случаи демпинга встречаются часто, но в конечном итоге это приводит к снижению качества управления и обслуживания: уменьшению плановых профилактических работ, количества и квалификации персонала на объекте, сокращению сервисных планов. Если же собственник понимает долгосрочные последствия некачественного обслуживания, то на этапе эксплуатации приходится заключать дополнительные соглашения и итоговая цена контракта возрастает.  Следующий вопрос – это прозрачность финансовых условий. Некоторые компании работают по системе open book: когда показываются реальные затраты по всем видам работ, включая закупки и аутсорсинг отдельных видов услуг, отдельно показывается вознаграждение компании.  В закрытой системе собственник видит только конечную цифру без детальной расшифровки и понять, сколько средств будет потрачено на обслуживание, а сколько получает УК не получится. На словах о том, что заложено в бюджет, может рассказываться одно, а потом окажется, что какие-то важные вещи как раз заложены не были. Обычно такие предложения дешевле, и многие собственники выбирают именно фиксированную цену, так как думают, что выиграют от этого.

В open book есть возможность понять, что УК будет делать своими силами, а что – с помощью подрядчиков, и заодно проверить все цепочки: запросить копии договоров и актов о проведенных ранее работах, «первичку» от подрядчиков. Если УК готова раскрывать такие подробности, в том числе и суммы зарплат своих сотрудников на будущем объекте, то это большой плюс, это, безусловно, говорит о ее честности и профессионализме.

Важно еще посмотреть на готовность компании работать по постоплате. Работать по таким условиям могут себе позволить только финансово стабильные компании, и это тоже безусловный плюс.

Дополнительные плюсы

Наличие аварийной бригады в штате УК. Все всегда стремятся оптимизировать затраты, особенно в последний год, когда заполняемость БЦ резко снизилась. Мало кто из управляющих компаний хочет оставлять персонал на ночь или на выходные. И поэтому наличие мобильных ремонтных и аварийных бригад, которые можно перекидывать с объекта на объект в случае аварии, – большое преимущество для УК.

Умение адаптироваться к быстро меняющейся среде. В 2020 году все успели пройти «контрольное домашнее задание» на гибкость: бесконечно возникающие новые требования Роспотребнадзора, МЧС, Объединения административно-технических инспекций и т.д. Поэтому УК, умеющие гибко и быстро реагировать на все внешние факторы, имеют больше шансов. Как это понять? Попросить на этапе представления команды привести конкретные примеры работы на конкретных объектах, получить обратную связь от собственников, то есть рассказ о том, как быстро и за счет чего решались проблемы.

Публичность компании. Если УК заметна на рынке, в СМИ, ее представители выступают на профессиональных конференциях и форумах, это, безусловно, плюс «в карму». Поэтому для УК важно не только хорошо делать свое дело, но и постоянно написать поддерживать узнаваемость бренда на рынке, выступать в качестве спикеров и экспертов на важных отраслевых мероприятиях и выставках.

Креативность в процессе тендера. Она очень важна, но ее практически невозможно продемонстрировать в «конверте». При «живом» тендере УК могут посоревноваться в видеопрезентациях (а, как известно, «упаковка – это полподарка»), в нетривиальном подходе к составлению предложения, заданий и т.д. Хотя рациональные критерии выбора креативность презентации не должна заменять

Отношение к униформе. Чей логотип будет носить на себе работник УК: бизнес-центра, УК или своей маленькой подрядной компании? Казалось бы, это мелочь, но на самом деле это важный вопрос. Задача УК – делать свою работу хорошо и незаметно, поэтому пестрота форм и логотипов не есть признак профессионализма компании. Гибкость в вопросе униформы, в случае наличия у собственника такого требования – это также плюс для участника тендера. 

Готовность менять подрядчиков. Если собственник настаивает на этом, надо идти навстречу. Особенно это касается тех владельцев зданий, у которых есть давние и сложившиеся отношения со проверенными на практике подрядчиками.. Гибкость, адаптивность, желание и умение пойти на компромисс, в чем-то уступить – важнейшие рабочие качества сегодня.